LAPORAN KERJA PRAKTEK TEKNIK INFORMATIKA 231 11 063(Yanuarius Olla)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

DI

BADAN PENGELOLA PERBATASAN (BPP)

PROVINSI NTT

  

Oleh :

YANUARIUS OLLA

No Reg : 231 11 063

                                                                                                                    

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDIRA

KUPANG

2015

===============================================================

BAB I

PENDAHULUAN

A.                Latar Belakang

Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun di perkantoran baik dari lembaga pemerintah   maupun   swasta.   Penggunaan   perangkat   komputer   sebagai   perangkat pendukung menajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan pertimbangan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat diperlukan dalam kegiatan manajemen atau perkantoran.

Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia perkantoran memberikan nilai tambah proses pengolahan data, dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari - hari terutama dalam informasi surat masuk dan surat keluar.

Pengolahan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Badan Pengelola Perbatasan (BPP) Provinsi Nusa Tenggara Timur (NTT) masih menggunakan cara manual dalam penginputan surat masuk dan surat keluar. Oleh karena itu, pengolahan surat masuk dan surat keluar tersebut sedang diupayakan dapat dioperasikan dengan menggunakan perangkat komputer melalui sistem informasi, penggunaan komputer berfungsi untuk menginput surat masuk dan surat keluar. Berdasarkan uraian di atas, maka akan dibangun sebuah sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang diwujudkan dalam bentuk judul laporan kerja praktek, yaitu “SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN PENGELOLA PERBATASAN (BPP) PROVINSI NTT”. Diharapakan sistem informasi ini dapat berjalan dengan lancar dan bermanfaat bagi kantor Badan Pengelola Perbatasan (BPP) Provinsi NTT dalam pengolahan informasi surat masuk dan surat keluar.

B.                 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dari laporan kerja praktek ini adalah bagaimana merancang dan membuat Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar yang diterapkan pada Kantor Badan Pengelola Perbatasan (BPP) Provinsi NTT?

C.                Batasan Masalah

Batasan masalah pada pembuatan laporan kerja praktek ini hanya mencakup Surat Masuk dan Surat Keluar yang di terapkan pada Kantor Badan Pengelola Perbatasan  (BPP) Provinsi NTT.

D.                Tujuan Kerja Praktek

Tujuan dari kerja praktek ini adalah membangun Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar untuk diterapkan pada Kantor Badan Pengelola Perbatasan (BPP) Provinsi NTT.

E.                 Manfaat Kerja Praktek

Manfaat dari kerja praktek ini adalah :

1.      Memberi kemudahan kepada pihak Sekretaris Perwakilan pada Kantor Badan Pengelola Perbatasan (BPP) Provinsi NTT dalam proses pencatatan surat masuk dan surat keluar.

2.      Dengan adanya sistem informasi ini, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan pencatatan surat sercara manual.

F.                 Metode Penelitian

Dalam penyusunan laporan ini diperlukan data yang sesuai dengan maksud dan tujuan. Adapun metode atau tahapan yang digunakan dalam laporan kerja praktek  ini adalah : tahap  analisis,  dalam  hal  ini  dilakukan  analisa  terhadap  hal  – hal yang diperlukan  dalam  pelaksanaan  pembuatan  atau  mengembangkan  perangkat lunak (software), untuk    menggambarkan    sistem dari  sudut pandang  pengguna sistem.

a.       Pengamatan (Observasi)

Metode  observasi  ini  dilakukan  dengan  cara  pengamatan  secara  langsung  serta  mempelajari  permasalahan .yang  terjadi  di  obyek  atau  tempat  kerja  praktek  yaitu  pekerjaan – pekerjaan  yang  dilakukan  oleh  pegawai  di kantor Badan Pengelola Perbatasan Provinsi  NTT khususnya pada bagian Sekretaris.

b.      Wawancara

Wawancara yaitu   suatu   teknik   pengumpulan   data dengan meminta penjelasan langsung dari pihak – pihak yang   memiliki   keterkaitan langsung dengan  masalah yang akan diteliti. Wawancara ini dilakukan dengan pegawai bagian Sekretaris di lokasi kerja praktek.

c.       Studi     Pustaka     

Studi Pustaka yaitu melakukan pengumpulan data dengan memanfaatkan buku – buku yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

G.                Sistematika Penulisan

Berikut sistematika penyusunan laporan kerja praktek yang akan disusun :

BAB I    PENDAHULUAN

Pada bab ini memuat tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan kerja praktek, manfaat kerja praktek, metode penelitian  dan  sistematika penulisan.

BAB II   GAMBARAN UMUM TEMPAT KERJA PRAKTEK

Pada bab ini dibahas tentang visi dan misi instansi, lokasi kerja praktek, gambaran umum instansi, tujuan, dan struktur organisasi.

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini menjelaskan tentang konsep – konsep dasar dari hal – hal yang berkaitan dengan masalah dan pembuatan sistem yang akan dibangun.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Pembahasan pada bab ini tentang membangun sistem informasi surat masuk dan surat keluar meliputi diagram konteks, diagram berjenjang, diagram fungsional dan flowchart sistem serta tampilan sistem informasi surat masuk dan surat keluar.

BAB V   PENUTUP

Membahas tentang kesimpulan berdasarkan analisis perancangan serta saran untuk pengembangan  sistem informasi yang dibuat.

============================================================

BAB II

GAMBARAN UMUM TEMPAT KERJA PRAKTEK

A.                Visi dan Misi BPP PROVINSI NTT

1.      Visi

Visi Badan Pengelola Perbatasan Provinsi NTT sebagai berikut :

“Terwujudnya wilayah perbatasan yang aman, tertib, maju, berdaya saing dan berkelanjutan yang berorientasi pada pertumbuhan ekonomi guna meningkatkan kesejateraan masyarakat Nusa Tenggara Timur”.

2.      Misi

Misi Badan Pengelola Perbatasan Provinsi NTT antara lain sebagai berikut:

a.       Mempercepat pengembangan wilayah perbatasan sebagai pusat pertumbuhan ekonomi yang berbasis pada sumber daya local unggulan yang memiliki daya saing.

b.      Meningkatkan koordinasi antar sector terkait dalam upaya peningkatan kualitas dan ketersediaan infrastruktur (fisik, perekonomian, kesejahteraan rakyat dan pemerintahan) di wilayah perbatasan.

c.       Meningkatkan pengelolaan sumber daya alam secara optimal dengan memperhatikan keseimbangan ekosistem, kelestarian lingkungan hidup dan kearifan lokal yang ada.

B.                 Gambaran Umum BPP Provinsi NTT

1.      Lokasi Tempat Kerja Praktek

Lokasi  tempat  kerja  praktek  berada  pada :

Kantor Badan Pengelola Perbatasan (BPP) Provinsi Nusa Tenggara Timur (NTT), yang beralamat  di  Jalan  Bundaran PU No. 02 Kupang, Telp (022)-4235026.

2.      Gambaran Umum Kantor Badan Pengelola Perbatasan Provinsi NTT

Kawasan Perbatasan adalah kecamatan-kecamatan terluar yang berbatasan langsung dengan Negara lain. Di Provinsi Nusa Tenggara Timur terdapat 88 kecamatan yang merupakan kawasan perbatasan terdiri dari 27 kecamatan berbatasan darat dan 61 kecamatan berbatasan laut yang tersebar di 12 Kabupaten.

Cakupan Kawasan Perbatasan Negara :

a.       17 (tujuh belas) kecamatan di Kabupaten Alor yang meliputi Kecamatan Alor Timur, Kecamatan Alor Timur Laut, Kecamatan Pureman, Kecamatan Lembur, Kecamatan Alor Tengah Utara, Kecamatan Alor Selatan, Kecamatan Mataru, Kecamatan Kabola, Kecamatan Alor Barat Laut, Kecamatan Alor Barat Daya, Kecamatan Teluk Mutiara, Kecamatan Pulau Pura, Kecamatan Pantar, Kecamatan Pantar Timur, Kecamatan Pantar Tengah, Kecamatan Pantar Barat, dan Kecamatan Pantar Barat Laut.

b.      11 (sebelas) kecamatan di Kabupaten Belu yang meliputi Kecamatan Kakuluk Mesak, Kecamatan Tasifeto Timur, Kecamatan Kota Atambua, Kecamatan Atambua Barat, Kecamatan Atambua Selatan, Kecamatan Lasiolat, Kecamatan Raihat, Kecamatan Lamaknen, Kecamatan Lamaknen Selatan, Kecamatan Tasifeto Barat, dan Kecamatan Nanaet Duabesi.

c.       5 (lima) kecamatan di Kabupaten Malaka yang meliputi Kecamatan Kobalima Timur, Kecamatan Kobalima, Kecamatan Malaka Tengah, Kecamatan Malaka Barat, dan Kecamatan Wewiku.

d.      10 (sepuluh) kecamatan di Kabupaten Timor Tengah Utara yang meliputi Kecamatan Biboki Anleu, Kecamatan Biboki Moenleu, Kecamatan Insana Utara, Kecamatan Naibenu, Kecamatan Bikomi Utara, Kecamatan Bikomi Tengah, Kecamatan Bikomi Nilulat, Kecamatan Kota Kefamenanu, Kecamatan Miomaffo Barat, dan Kecamatan Mutis.

e.       6 (enam) kecamatan di Kabupaten Timor Tengah Selatan yang meliputi Kecamatan Boking, Kecamatan Nunkolo, Kecamatan Kot’olin, Kecamatan Kolbano, Kecamatan Kualin, dan Kecamatan Amanuban Selatan.

f.       8 (delapan) kecamatan di Kabupaten Kupang yang meliputi Kecamatan Amfoang Timur, Kecamatan Semau, Kecamatan Semau Selatan, Kecamatan Kupang Barat, Kecamatan Nekamese, Kecamatan Amarasi Barat, Kecamatan Amarasi Selatan, dan Kecamatan Amarasi Timur.

g.      10 (sepuluh) kecamatan di Kabupaten Rote Ndao yang meliputi Kecamatan Landu Leko, Kecamatan Rote Timur, Kecamatan Pantai Baru, Kecamatan Rote Tengah, Kecamatan Rote Selatan, Kecamatan Lobalain, Kecamatan Rote Barat Laut, Kecamatan Rote Barat Daya, Kecamatan Rote Barat, dan Kecamatan Ndao Nuse.

h.      6 (enam) kecamatan di Kabupaten Sabu Raijua yang meliputi Kecamatan Sabu Timur, Kecamatan Sabu Tengah, Kecamatan Sabu Barat, Kecamatan Liae, Kecamatan Hawu Mehara, dan Kecamatan Raijua.

i.        8 (delapan) kecamatan di Kabupaten Sumba Timur yang meliputi Kecamatan Pahunga Lodu, Kecamatan Wula Weijelu, Kecamatan Ngadu Ngala, Kecamatan Karera, Kecamatan Pinu Pahar, Kecamatan Tabundung, Kecamatan Katala Hamulingu, dan Kecamatan Lewa Tidahu.

j.        1 (satu) kecamatan di Kabupaten Sumba Tengah yang meliputi Kecamatan Katikutana Selatan.

k.      3 (tiga) kecamatan di Kabupaten Sumba Barat yang meliputi Kecamatan Wanukaka, Kecamatan Lamboya, dan Kecamatan Laboya Barat.

l.        3 (tiga) kecamatan di Kabupaten Sumba Barat Daya yang meliputi Kecamatan Kodi Bangedo, Kecamatan Kodi Balagar, dan Kecamatan Kodi.

Pemerintah telah menggagas  Sembilan Program Prioritas (Nawa Cita) untuk mewujudkan jalan perubahan menuju Indonesia yang berdaulat secara politik, serta mandiri dalam bidang ekonomi dan berkepribadian dalam kebudayaaan. Agenda prioritas yang terkait langsung dengan pengelolaan perbatasan Negara adalah prioritas ke-3 (tiga) yang berbunyi “Membangun Indonesia dari pinggiran dengan memperkuat daerah-daerah dan desa dalam kerangka Negara Kesatuan”. Program ini sangat mendukung pengembangan kawasan perbatasan karena desa-desa di kecamatan - kecamatan perbatasan di Provinsi NTT merupakan daerah pinggiran, tertinggal dan terbelakang dalam segala aspek kehidupan manusia.

Badan Pengelola Perbatasan merupakan instansi pemerintah yang sengaja dibentuk untuk memberikan perhatian khusus kepada kawasan perbatasan negara dan membangun kawasan perbatasan Negara dengan menggunakan tiga pendekatan yaitu: pendekatan keamanan, pendekatan kesejateraan dan pendekatan lingkungan. Pada kenyataannya, pembangunan kawasan perbatasan belum nampak dan berdampak dan itulah sebabnya masyarakat menilai bahwa  Badan Pengelola Perbatasan belum berperan secara aktif mengelola kawasan perbatasan.

Undang-undang Nomor 43 tahun 2008 tentang Wilayah Negara menegaskan bahwa Badan Pengelola Perbatasan bertugas mengkoordinasikan pelaksanaan pembangunan kawasan perbatasan. Sedangkan pelaksana teknis pembangunan dilakukan oleh instansi teknis sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Dengan demikian Badan Pengelola Perbatasan merupakan lembaga koordinatif dan tidak memiliki kewenangan untuk melakukan pembangunan di kawasan perbatasan. Dengan kata lain Badan Pengelola Perbatasan Provinsi NTT membangun kawasan perbatasan dengan melakukan koordinasi dengan instansi teknis terkait.

C.                Tujuan BPP Provinsi NTT

                                    Tujuan Badan Pengelola Perbatasan Provinsi NTT yaitu :

1.      Menyiapkan perencanaan strategis yang bersifat makro dan spesial serta rencana aksi sebagai acuan dalam pengelolaan program pembangunan kawasan perbatasan.

2.      Menyusun rumusan kebijakan program dan penganggaran program dan kegiatan pembangunan kawasan perbatasan.

3.      Melakukan koordinatif sinergis percepatan pengelolaan program pembangunan kawasan perbatasan.

4.      Meningkatkan pembangunan SDM di kawasan perbatasan.

5.      Meningkatkan mengembangkan pula kegiatan pemberdayaan ekonomi lokal masyarakat di kawasan perbatasan, melalui kegiatan pertanian tanaman pangan, perikanan, peternakan, perkebunan dan perdagangan.

6.      Meningkatkan kegiatan sosial budaya masyarakat di kawasan perbatasan.

7.      Meningkatkan dan mengembangkan kerja sama perbatasan antar Negara Timor Leste dan Australia melalui tujuan wisata, bisnis, dalam skala lokal, regional dan internasional.

8.      Meningkatkan wawasan kebangsaan masyarakat perbatasan.

9.      Meningkatkan pertahanan dan keamanan teritorial perbatasan antar negara.

D.                Struktur Organisasi BPP Provinsi NTT

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengelola Perbatasan Provinsi Nusa Tenggara Timur, maka Struktur Organisasi Badan Pengelola Perbatasan Provinsi Nusa Tenggara Timur adalah sebagai berikut :

1.      Kepala Badan Pengelola Perbatasan Provinsi NTT

2.      Sekretaris Badan Pengelola Perbatasan Provinsi NTT membawahi :

a.       Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

b.      Sub Bagian Pelaporan Data dan Evaluasi

c.       Sub Bagian Keuangan

3.      Kepala Bidang Pengelolaan Perbatasan Antar Negara membawahi :

a.       Sub Bidang Pengelolaan Perbatasan Antar Negara

b.      Sub Bidang Batas dan Yuridiksi Wilayah Antar Negara

4.      Kepala Bidang Pengelolaan Potensi Kawasan Perbatasan membawahi :

a.       Sub Bidang Potensi Kawasan Perbatasan Darat dan Laut

b.      Sub Bidang Penataan Ruang Kawasan

5.      Kepala Bidang Pengelolaan Infrastruktur Kawasan Perbatasan membawahi :

a.       Sub Bidang Infrastruktur Fisik

b.     Sub Bidang Inrastruktur Pemerintahan, Ekonomi dan Kesra

6.      Kepala Bidang Penegasan Batas Daerah membawahi :

a.       Sub Bidang Penegasan Batas Daerah Kabupaten/Kota

b.     Sub Bidang Fasilitasi Perselisihan Batas Daerah Kabupaten/Kota

  

E.                Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan Pada BPP Provinsi NTT

Sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di kantor Badan  Pengelola Perbatasan  (BPP) Provinsi  NTT masih ada kekurangan, diantaranya :

1.      Kesulitan dalam pencarian arsip surat masuk dan surat keluar.

2.      Cara  penyimpanannya  yang  kurang  efektif  sehingga    memungkinkan  arsip  bisa hilang.